ENSAYO
El creciente uso e importancia de la información a nivel empresarial, ha hecho necesaria la búsqueda de un sistema que apoye las actividades de la organización; la incorporación de la tecnología como consecuencia de la automatización de los procesos para una mayor rapidez y entrega de información ‘oportuna’, nos conduce a responder preguntas que antes resultarían, tal vez, impensadas, debido a la época y por otra parte al desconociendo de las tecnologías, que han ido evolucionando con el paso de los años, en la contribución de los sistemas de información. Ahora bien, ¿de qué manera podrían contribuir los sistemas de información en las organizaciones?, ¿cuál es la clasificación de estos sistemas?, ¿cuáles son los métodos de puesta en marcha para aquellos?; por lo tanto ¿cómo se definen los métodos para el mantenimiento de estos sistemas?, ¿qué tipos de ventajas competitivas las empresas adquieren? ¿Qué rol cumple el recurso humano y cuál es la importancia de una capacitación continua?. Son todas preguntas que iremos respondiendo a cabalidad en los siguientes párrafos.
La cotidianidad nos demuestra que a través de los años, la información se ha ido convirtiendo en un factor clave para la toma de decisiones dentro de una organización; lo que genera una mejor gestión empresarial. McClure, define la toma de decisiones como la conversión de la información en acción, de manera que el recurso información adquiere un papel fundamental en este proceso. De esta manera este recurso, estaría dentro de la misma calificación como son los recursos materiales, humanos y financieros. Por ello, es motivo de estudio analizar por parte de la gestión empresarial. Según clasificación del Modelo Laudon y Laudon, existen dos tipos de información: externa e interna; la primera proviene del entorno en el que están los clientes, distribuidores, competidores, financiadores y la segunda, que requiere de la primera; sin embargo para que dicha información pueda ser gestionada y controlada por los administradores, demanda un tratamiento de forma interna, siendo necesario que pueda fluir por los canales de la organización, para que se obtenga la máxima ganancia por parte de ésta.
Hasta el momento, hemos hablado de la importancia de la información, y de las necesidades que la empresa tiene de ésta, por ende es ahí donde surge un sistema de información que pueda proporcionar satisfacción para dicho tipo de necesidad.
En primera instancia, ¿Qué es un sistema?, cuando nos referimos a este concepto, hablamos de un conjunto de elementos que se encuentran en constante interacción, por lo que ya sabemos de antemano que una organización es uno de ellos. Toda organización por más pequeña que sea aparte de satisfacer necesidades a sus clientes, requiere también satisfacer sus propias necesidades desde la obtención de materias primas, proveedores de publicidad, así como también información para la toma decisiones y control de la organización; información que es de suma importancia ya que representa un activo intangible para ella; que posee costo y valor. Por lo tanto se requiere de conocimiento más que datos; dicho conocimiento proviene del procesamiento de los datos que han ingresado al sistema, que se encuentran almacenados y que según Fernández son datos que tienen una existencia propia e independiente y que sin no son analizados tienen poco significado para el usuario o ‘stakeholders’ de la información; la interpretación correspondiente que ellos hagan, y que por ende, se transforma en información útil y entendible ya dotada de relevancia y propósito se convierte a su vez en ‘conocimiento’ para la ‘toma de decisiones’ por parte de los directivos de la organización.
Es así como las empresas, se están viendo afectadas por las ‘presiones’ de los stakeholders. Esto se demuestra cuando, por ejemplo: las empresas deben mantener una adecuada información para ser presentada a los usuarios y cuando ella misma se pregunta ¿cómo, y por qué dar respuestas a las diferentes maneras de intervención de los stakeholders en su actividad?. El modo en el que la corporación distribuye el poder entre sus departamentos contribuye a completar el mapa en torno a sus facilidades directivas. Este reparto, correctamente ponderado, permite que la organización esté articulada y sea capaz de responder a las instituciones sociales que se sienten afectados por la actividad empresarial.
Toda la información, desde la perspectiva de una empresa, tiene un valor y un costo determinado por su producción, seguridad, almacenamiento, además de cuán oportuna y precisa sea, así como también la forma de su presentación. Por eso, surge este sistema, que involucra a las personas, el registro de los datos y actividades encargadas de procesar dichos datos de forma manual o automática. Con respecto a lo último quisiera recalcar que si bien en la práctica las tecnologías de la información se han convertido en un concepto indistinto de los sistemas de información; me parece necesario distinguir entre ambos, ya que en realidad, los sistemas de información, pueden o no incorporar el uso de la tecnología para el tratamiento de la información; no así, las TI que basan sus estudios en SI a través de computadoras, por lo que las TI no son más que un subconjunto del estudio de los SI. Sin embargo, y como ley universal se asume que todo SI, por más pequeño que sea requiere de algún grado de automatización.
También me parece conveniente indicar que las diferentes aplicaciones informáticas que trabajan de forma independiente, imposibilitan la adecuación de un SI, por lo tanto para que exista un SI, primero que todo, éste deberá cumplir con el modelo de un sistema integrado que brinde relación a las informaciones para las diversas áreas funcionales de una empresa y de esta manera se logre una optimización en la toma de decisiones.
De este modo, los sistemas de información se pueden aplicar a los ámbitos de la empresa, y aplicarse en consecuencia a cualquier tipo de organización, para contribuir en la mejor gestión. De acuerdo a su clasificación podemos mencionar los Sistemas de Información para la Gestión (SIG) o Management Information Systems (MIS), los cuales proporcionan servicio a nivel administrativo e integran herramientas que combinan las tecnologías como el ‘hardware y el software’, por lo que esta clase de sistemas está compuesta por tres funciones: la recopilación de los datos internos y externos, el almacenamiento como procesamiento y presentación de la información a los gestores; de esta forma van surgiendo una amplia gama de nuevos sistemas para responder a los requerimientos de los usuarios de la información, tales como: sistemas dedicados a la obtención y procesamiento de las transacciones comerciales diarias que se realizan en una empresa, tales como: las compras, el requerimiento de materiales, los inventarios para las ventas, etc.; Sistemas de Soporte a la Decisión (SSD) o Decition Support Systems (DSS), que corresponde a un sistema de información que puede ayudar a identificar oportunidades en la toma de decisiones o proporcionar la información necesaria para ayudar a tomar dichas decisiones; Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE), o Executive Information Systems (EIS) que corresponde a una herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorear el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a ella; Sistema de Información de Recursos Humanos, que permite recopilar y almacenar la información relacionada con el personal, para transformarla y luego distribuirla a los usuarios de la empresa; Sistema de Automatización de Oficinas (SAO), que son aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario administrativo de una empresa u organización; Sistema de Planificaron de Recursos, que integra la información y los procesos de una organización en un solo sistema; Sistema Experto (SE), que emula el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
En lo que se refiere a adquisición de software, para la integración de tecnología en los SI, existen diversas cosas importantes a la hora de evaluar la adquisición; primero la empresa deberá determinar las necesidades actuales y futuras de ella; formar un consejo respecto a asesoramiento sobre el software; evaluar los posibles proveedores que sean los más idóneos y cercanos al requerimiento de la empresa, de esta forma podrá evaluar cuál alternativa será mejor y tomar la decisión en base a la propuesta del comité. Posteriormente adquirido el software se debe verificar que éste haya llegado completo, y sacar una copia como respaldo del sistema, registrar la fecha, proveedor y tipo de software, entregándole una copia al usuario, y la capacitación correspondiente; finalmente evaluar si la compra fue buena o mala. En síntesis las principales características a evaluar en la incorporación de software en los sistemas de información son la flexibilidad, en lo que respecta a almacenamiento de datos, producción de informes, entrada de datos (inputs), definición de parámetros; capacidades, en cuanto al tamaño máximo de cada archivo, el número de éstos que puedan estar activos simultáneamente; adaptabilidad; calidad del proveedor, a través de su experiencia y opinión de otros clientes; confiabilidad. También es de esperar que existan costos de puesta en marcha que involucren el uso de ‘Hardware’ y ‘Software’, debido a la inversión inicial, a costos de operación de la actividad cotidiana y mantenimientos de los sistemas de información, así como costos de expansión por todos aquellos costos que permitan hacer crecer la capacidad del sistema. Por lo tanto en lo que se refiere a este punto existen normas a los atributos de la calidad del software, como la ISO/IEC 9126 que indican que el software tiene que tener características de portabilidad, mantenimiento, eficiencia, usabilidad, confiabilidad y funcionalidad.
Así como las maquinarias, las personas, los sistemas de la información también requieren de un mantenimiento; son peticiones de los usuarios con el objetivo de dar una solución a algún problema o renovación del sistema, a través de la actualización, para una mejoría del mismo. En el momento en que dicha petición es realizada; así como un médico al paciente, se procede a realizar un diagnóstico del tipo de mantenimiento que se requiere, puede ser un mantenimiento de tipo correctivo, es decir, cambios para corregir errores del producto del software; mantenimiento evolutivo para hacer incorporaciones, modificaciones y eliminaciones al producto para cubrir la expansión o cambio en las necesidades del usuario; mantenimiento adaptativo, no son más que modificaciones que afectan a los entornos en los que el sistema opera, por ejemplo cambios en la configuración del hardware o software de base; mantenimiento perfectivo, son las acciones llevadas a cabo para mejorar la calidad interna de los sistemas de información en cualquiera de sus aspectos como la reestructuración del código, la optimización del rendimiento y la eficiencia.
Cada una de las implementaciones de estos sistemas requiere de la capacitación de los usuarios, es decir, del personal; por lo general las empresas contratan a un capacitador, ya que la idea principal es poder generar un cambio y éste está dado por la modificación de la tecnología. Por ejemplo, si una empresa cuenta con una máquina de hacer pan y se le indica al panadero que esa máquina es capaz de producir 5 kilos de pan por minuto, es un estándar de calidad, del cual él debe estar informado. Por lo tanto se hace necesario que a través de la capacitación se establezcan los estándares que se quieran alcanzar. Por lo tanto lo que busca la empresa es proporcionarse de recursos humanos altamente calificados en términos de habilidades, conocimientos y actitudes para un mejor desempeño y flexibles a los cambios. Desarrollar en ellos un sentido de la responsabilidad hacia la empresa a través de mayor competitividad.
A través de estudios, y búsqueda en internet, con este objetivo mismo de la competitividad es como ha ido acrecentando la economía digital, a nivel global y específicamente en Chile. Ya que según cifras, ésta ha aumentando considerablemente más del 20%; lo que se debe al dinamismo del comercio electrónico, la conectividad inalámbrica y las comunicaciones móviles. En lo que respecta a usuario en la web, plataformas para los stakeholders, eso sigue incrementando lo que significa que 1 de cada 2 chilenos utiliza internet hoy en día, por lo que también poseen mayor experiencia, lo que hace que los proveedores de sistemas tengan que considerar sitios de navegación más simple, y preocuparse por el diseño de la información y accesibilidad. El avance digital en las empresas y el Gobierno, existen diferencias entre las pequeñas y medianas empresas al momento de adoptar tecnología para la web, ya que las Pymes poseen alcance sólo para la implementación de herramientas básicas y mas económicas no tan complejas y costosas, en donde las empresas de mayores ingresos invierten en grandes cantidades para mejorar sus negocios. Lo que genera que estas estén incorporando a su cultura organizacional, el e-bussiness, de ese modo mejoran la conectividad con los usuarios de la información, y aumentan el valor de la cadena, entre proveedores, clientes, reducir costos al desintermediar e integrar procesos de negocio, además de penetrar nichos o segmentos de mercado más redituables.
Esta conectividad es manejada por internet y otras tecnologías emergentes que están redefiniendo los patrones de compra y venta y en general, los comportamientos de los consumidores e inversionistas en el mundo. Alrededor de este tema se han desarrollado muchos otros conceptos relacionados pero no similares entre sí. Cuando hablamos de e-commerce, nos referimos a la compra y venta de productos y servicios en la red. En otras palabras, este concepto hace parte del concepto global de e-business.
De esta forma se crean plataformas constantemente, algunas de ellas son mencionadas en el ENTI 2009, como: ‘ENTI Benchmark de Gestión TI: Plataforma web que presenta información sobre distintos aspectos de la gestión TI que manejan las grandes empresas del país. Además, entrega un completo perfil acerca de las remuneraciones y la composición de las áreas TI. Los CIO tendrán información sobre las técnicas de gestión y herramientas tecnológicas que están en uso. Adicionalmente, si su empresa ha participado durante varios años del estudio podrá acceder a una recopilación histórica de sus resultados; ENTI Benchmark de Presupuesto TI: Aplicación que entrega acceso a información acerca del presupuesto TI manejado por la principales organizaciones del país. Los CIO podrán comparar su presupuesto con el promedio de la muestra del estudio, mediante distintas categorías de software, hardware, servicios, personal y otros; ENTI Benchmark de Evaluación de Proveedores TI: Plataforma web que presenta información sobre la percepción que tienen las grandes empresas del país acerca de los principales proveedores de TI. Los CIO tendrán información que les permitirá obtener un mayor valor para su empresa al seleccionar un proveedor, mientras que los proveedores conocerán cuales criterios son más importantes para sus clientes. El benchmarking ayudará a los proveedores de TI a comprender mejor las expectativas de sus clientes, desde el punto de vista de la calidad y satisfacción del usuario, así como el costo y eficiencia de sus servicios entregados; Se aprecia un énfasis temporal en aumentar la eficiencia y disminuir los costos.
Según ENTI 2009, en materia de actualidad en Chile, el aporte de TI sigue en deuda y se aprecia una caída en el presupuesto dedicado a TI.A través del estudio queda claro que es importante mantener una buena gestión de la información a través de sistemas de información para la toma de decisiones oportuna y el control de las operaciones a nivel de toda la organización.
Bibliografía
ENTI 2009. Centro de Estudios de Tecnologías de Información, Pontifica Universidad Católica de Chile
Fernández V. (2006). Desarrollo de Sistemas de Información. Barcelona: Ediciones UPC.
Laudon y Laudon. Sistemas de Información Gerencial. Administración de la Empresa Digital.
Straub P. Cómo comprar software de calidad. IV Feria de Proveedores. Chile Compra.
